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Documentação escolar: como gerenciar e otimizar todos os dados?

A gestão eficiente da documentação escolar é uma demanda importante para qualquer instituição de ensino. A organização de atas, projetos, documentos referentes à prestação de contas, RH, e, principalmente, a documentação referente ao histórico escolar dos alunos deve estar disposta de forma organizada e acessível para o manuseio diário.

Esse volume de dados costuma ser gigantesco e, por isso, precisa ser bem gerenciado para que pastas e documentos possam ser manuseadas eficientemente. Dessa forma, otimizam-se e agilizam-se os serviços de secretaria e atendimento ao público.

Neste post, daremos dicas valiosas sobre como gerenciar eficientemente a documentação escolar. Vamos a elas!

O trabalho tem que ser em equipe

Tendo em vista que o manejo desses dados será feito por uma equipe de funcionários da administração, é preciso que a organização desses dados também seja um trabalho em equipe.

Caberá ao gestor da instituição delegar a cada responsável por um serviço ou setor a impecável organização dos documentos referentes à sua área. Por exemplo: o coordenador pode ser responsável pelos registros pedagógicos.

Mais do que ter a documentação escolar, é preciso localizá-la rapidamente quando necessário

De nada adianta ter os dados mais completos referentes às rotinas administrativas e pedagógicas de uma instituição de ensino se eles não estiverem dispostos de acordo com uma lógica eficiente de organização.

O arquivo morto, por exemplo, que costuma ser muito volumoso e, por isso mesmo, armazenado em um local à parte, deve ser criteriosamente catalogado por critérios de data e ordem alfabética. Assim, por mais dados que sejam, não haverá tanta dificuldade em acessá-los.

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Armários e equipamentos adequados para arquivo são essenciais

Móveis que facilitem a localização dos documentos, com divisórias bem construídas, prateleiras, gavetas, caixas com etiquetas indicando seu conteúdo são indispensáveis para uma boa organização da documentação escolar.

Por meio dessas partições é possível destacar os papéis manuseados com mais frequência, agilizando os processos de atendimento. Bandejas e compartimentos separados podem também ser destinados especialmente àqueles documentos à espera de liberação ou assinatura.

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Catalogação por categorias é imprescindível

Para serem mais bem localizados, os arquivos precisam estar dispostos em categorias específicas, como Históricos, Atas, Boletins, Documentos Estatutários da instituição, entre outros. Para isso, podem-se utilizar pastas com cores diferentes e etiquetas informativas.

É preciso manter a organização diária

Uma vez elaborado o sistema, será sempre necessário zelar pela sua organização todos os dias. O descarte de documentos que não sejam mais necessários ou a devolução dos papéis a suas respectivas pastas, por exemplo, devem ser procedimentos padrão aos funcionários do administrativo e da secretaria.

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Use a tecnologia disponível

Atualmente, é possível contar com softwares para gestão de documentação escolar que otimizam e facilitam a localização, armazenamento e impressão de informações. Eles podem reduzir a demanda por espaço físico e agilizar os serviços de uma maneira geral.

Esse softwares oferecem opções de plataformas para diário do professor, além de aplicações otimizadas para gestão de recursos da escola e acesso a usuários cadastrados como pais de alunos. Além disso, é possível gerir acervo de bibliotecas, administrando rotinas de empréstimos e reservas.

Eles ainda têm a vantagem de poderem ser acessados de qualquer lugar, pois são plataformas online com atualização de dados em tempo real.

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Conteúdo para educadoras(es)

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