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Gestão de estoque escolar: confira 5 dicas
A gestão de estoque escolar é uma importante demanda e que deve ser acompanhada de perto. Esse cuidado evita desperdícios, pedidos de urgência e até mesmo a falta de materiais, produtos de limpeza e alimentos para a merenda. Porém, quais práticas podem ajudar a otimizar essa gestão?
A dúvida é recorrente, o que traz a necessidade do apontamento de dicas fundamentais para melhorar esse trabalho. A seguir, veja 5 dicas para fazer a festão de estoque escolar!
1. Delegue pessoas para liderar o trabalho interno
Um trabalho em grupo é sempre mais eficiente do que quando há uma só pessoa cuidando de tudo. Ter um estoquista geral é importante, mas como são vários setores que dependem do estoque, se um funcionário de cada área lidera as demandas de controle, tudo fica mais fácil.
Por que não aplicar isso na sua escola? De forma simples, você pode delegar um funcionário para ficar sempre de olho no nível de produtos, assim ele pode detectar quando é hora de fazer um novo pedido. O mesmo pode ser feito no controle do que é utilizado, para que aconteça de forma responsável e adequada.
Sua escola pode ter um funcionário da limpeza para controlar os produtos utilizados nessa demanda, alguém da cozinha para ficar de olho no estoque de alimentos e um professor ou coordenador para colaborar na gestão de folhas, canetas, grampos e todo esse material utilizado em sala de aula. O trabalho dividido traz resultados melhores, com um controle e uma gestão de estoque escolar feito com maior precisão.
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2. Nomeie um estoquista geral
Para ter uma boa gestão de estoque escolar, uma pessoa precisa ser a responsável por controlar pedidos, entradas, receber informações de líderes de setores e centralizar todo o trabalho de gestão de estoque escolar. Esse estoquista terá como única função o controle dos níveis de produtos e materiais, cuidando também da organização dos suprimentos.
Entre suas funções também fica a organização do que deve sair primeiro, garantindo o uso antes da expiração da data de validade, o que evita a perda e desperdícios. Um estoque precisa considerar, além dessa questão, uma arrumação que conserve o conteúdo de alimentos, que preserve a integridade de produtos e evite qualquer tipo de contaminação, o que pode acontecer em contato de itens de limpeza com comida.
O estoquista também é aquele funcionário responsável por receber os comunicados dos líderes, determinando assim se há a necessidade de novos pedidos. Caso haja, ele faz todo o processo de contato com fornecedores, gerindo, inclusive, informações importantes em relação a esses parceiros.
3. Automatize o controle por meio de um sistema
Para que esse estoquista consiga fazer uma gestão de estoque escolar eficiente, ele precisa de recursos que facilitem e otimizem seu trabalho no dia a dia. As grandes empresas já automatizaram seus estoques, e isso proporciona trabalhos mais simples, reduzem tempo, minimizam a margem de erros e ainda economizam esforços.
Com um sistema adequado, esse estoquista é capaz de registrar absolutamente todo o volume de produtos e alimentos disponíveis, atualizando essas quantidades de maneira muito prática, conforme recebe informações dos líderes. Assim ele tem um controle remoto de como está o estoque.
Toda vez que ele liberar algo para algum setor da escola, o registro dessa saída é feito de forma simples, dando baixa nos produtos no momento em que a solicitação deixa o estoque.
A facilidade de fazer isso tudo na tela de um computador, ou até mesmo em um smartphone, torna o processo mais simples e com poucas chances de equívocos, sem precisar fazer pedidos maiores do que o recomendado.
Esse controle automatizado também oferece a possibilidade de o estoquista entender melhor o perfil de consumo da escola, sabendo exatamente o quanto é utilizado em determinado período de tempo.
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4. Determine métodos de organização de estoques
Um estoque desorganizado pode causar muitas complicações para a escola, um problema que pode ser facilmente resolvido por meio de técnicas inteligentes. É preciso, primeiramente, pensar se o estoquista será capaz de fazer esse trabalho sozinho, caso contrário, ele precisa de um assistente ou até mesmo da ajuda de um funcionário.
A organização deve considerar a separação por categoria, deixando alimentos longe de materiais de limpeza, por exemplo. Com cada tipo de produto devidamente alocado em uma área do estoque, não vai ser difícil encontrá-los.
Outra necessidade importante está ligada ao peso dos itens. Produtos mais pesados precisam ficar na parte de baixo, evitando que eles danifiquem outras caixas e, também, facilitando quem for fazer a retirada no estoque.
Quanto aos alimentos, aqueles que forem perecíveis merecem atenção especial. Os que tiverem uma data de validade precisam estar na frente da fila, deixando os que têm uma vida útil maior na parte de trás. Esse é um método chamado FIFO, do inglês “First In, First Out”, ou Primeiro a Chegar, Primeiro a Sair.
Essa organização deixa em automático o consumo do que está mais perto de vencer, evitando desperdícios, o que é muito ruim, especialmente se tratando de alimentos.
5. Faça um controle periódico
Demanda primordial na gestão de estoque escolar, o levantamento constante ajuda o estoquista a ter uma visão clara de como estão os níveis de produtos e alimentos, sempre checando com os setores o quanto eles têm sob suas respectivas responsabilidades.
Assim, esse funcionário terá ainda mais capacidade de determinar qual é o momento exato de realizar um novo pedido, considerando o nível de uso e o que ainda resta em estoque. Não manter essa organização pode custar caro, trazendo problemas difíceis de serem contornados.
Imagine como seria caótico, por exemplo, faltar caneta ou giz para que os professores pudessem escrever nos quadros? Ou ainda pior, sem o controle devido, estoquista e cozinha não se atentaram que acabou o arroz para a merenda das crianças. Problemas grandes podem ser evitados, então, esse controle periódico é fundamental.
A gestão de estoque escolar é fundamental para manter todos os setores bem abastecidos e com os recursos suficientes para as atividades. Seguindo essas 5 dicas você vai conseguir ótimos resultados para a sua escola!
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