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Entenda as vantagens da automação de processos na educação pública

Para entender como acontece a automação de processos na educação pública, é importante compreender suas funções e por que ela deve estar presente nesse contexto.

Trata-se de um recurso tecnológico que é usado para facilitar a organização das tarefas administrativas e gerenciais, sem a necessidade direta e contínua de que um colaborador realize essa ação.

Esse processo não substitui o funcionário, mas o ajuda a realizar seu trabalho com maior eficiência e economia de tempo. Assim, diante de toda a demanda de uma escola, a adoção desse recurso traz para a educação pública muitas vantagens que beneficiam toda a comunidade escolar.

Para informar você melhor sobre o assunto, preparamos este post e reunimos as principais vantagens oferecidas pela automação de processos na educação pública. Confira!

O que é a automação de processos na educação pública?

Sabe-se que o trabalho na educação pública é repleto de exigências constantes e que precisam de bastante atenção, seja para organizar documentos e realizar levantamento de dados dos alunos, seja para anexar notas, planejamentos, pontos ou frequência. Com o tempo, o aumento de informações cresce e pode comprometer a produtividade da equipe, que começa a apresentar dificuldades para contornar todas as tarefas, o que pode ocasionar erros e comprometer o andamento de todos os processos.

Dessa forma, o trabalho manual pode apresentar a necessidade de alguma ferramenta que possa auxiliar nesse cenário, pois o acompanhamento pode estar sendo prejudicado devido ao alto número de dados que precisam ser organizados de maneira eficiente e rápida.

Diante disso, uma maneira moderna e simples de solucionar esse problema e tornar tudo mais dinâmico é o uso da automação de processos. Assim, é possível que aconteçam maiores produções, sem a perda de qualidade e sem a sobrecarga de trabalho para a equipe pedagógica.

Na prática, a automação de processos significa transformar as tarefas realizadas de maneira manual, permitindo que elas sejam complementadas ou feitas por equipamentos, máquinas ou mesmo por softwares que ofereçam auxílio e facilitem o desenvolvimento delas. Nesse sentido, ela assume a responsabilidade da execução de atividades e reduz a necessidade da intervenção humana.

Nesse contexto, a automação de processos pode estar no dia a dia das instituições de várias maneiras e contribui para todos os portes e segmentos da educação pública, oferecendo vários benefícios que serão detalhadas a seguir.

Quais são os benefícios da automação?

Transparência conquistada

Com a automação de processos, a equipe pedagógica tem maior facilidade na transparência de dados exigida pela Lei Complementar nº 131/2009, também conhecida como Lei da Transparência, em que União, estados e municípios ficam obrigados a divulgar suas receitas e a aplicação de recursos.

Dessa forma, reunir esses dados se torna muito mais fácil e o processo acontece em tempo real, de maneira que todos tenham acesso a ele. Além disso, a educação pública tem a possibilidade de ter maior controle das informações e de manter a transparência com a população.

Facilidade no processo de obtenção das informações

As atividades desenvolvidas somente de maneira manual correm o risco de serem perdidas. Além disso, quando surge a necessidade de ter acesso a algum dado, a informação é repassada em períodos maiores, pois requer mais trabalho para a sua obtenção. Isso pode ocorrer, por exemplo, no momento de buscar dados dos estudantes e notas.

A Lei de Acesso à Informação garante o acesso aos dados a qualquer pessoa que queira solicitar registros no governo. Por isso, eles devem ser repassados de forma eficaz. Entre os dados que devem estar disponíveis, podemos destacar:

• informações organizacionais;
• documentações;
• programas;
• informações estruturais;
• uso de recurso público.

 

Ademais, devem ser disponibilizados meios para que a pessoa tenha acesso a solicitações, emissão de documentos, consultas de registro etc. Dessa forma, a comunidade escolar tem a possibilidade de resolver os problemas mais rápido, sem a necessidade de comparecer ao órgão público.

 

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Melhoria na prestação do serviço público

Com a automação de processos, as atividades são desenvolvidas com maior qualidade e podem melhorar de maneira significativa. Conforme as tarefas manuais são automatizadas, por meio de softwares, os erros tendem a diminuir. A necessidade de refazer trabalhos devido à alta demanda de exigências também é amenizada.

Outro aspecto importante a ser destacado é a satisfação dos funcionários, já que eles vão realizar as atividades com mais facilidade. A automação também é benéfica para as pessoas que recebem os serviços prestados na educação pública, pois o processo torna-se mais simples.

Maior produtividade

As instituições públicas, principalmente quando se trata da educação, têm uma alta carga de gerenciamento de dados que exige muita atenção dos funcionários. Esses dados normalmente são gerenciados de forma manual e demandam um longo período de resposta para quem os solicita.

Com a adoção de um sistema personalizado, como o i-Educar, há a possibilidade de realizar um maior número de tarefas em um espaço menor de tempo. Os funcionários têm a oportunidade de se dedicar a trabalhos que agregam maior valor ao setor e que exigem mais concentração deles. Assim, o tempo que a equipe pedagógica demandaria para a emissão de um documento de um estudante, por exemplo, pode ser voltado para a realização de outras tarefas.

 

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Facilidade na mensuração de resultados

Com a automação de processos na educação pública, há mais chances de ter uma visão abrangente de tudo que ocorre. As informações reunidas permitem insights valiosos que auxiliam de maneira bem eficiente na tomada de decisões. Dessa forma, estratégias podem ser guiadas e traçadas da melhor forma possível, com base em dados concretos oportunizados pela automação.

Como é possível observar, a adoção da automação de processos na educação pública beneficia a todos da comunidade escolar, pois organiza e automatiza todo o trabalho a ser realizado. Com isso, os custos também são reduzidos. Dessa forma, as atividades são feitas com maior produtividade, rapidez e eficiência e facilitam o trabalho da equipe pedagógica, já que ela pode gerenciar melhor todas as informações, melhorando o fornecimento e o recebimento de dados.

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Conteúdo para gestoras(es) escolares

Aqui no blog da Portábilis você encontra vários artigos sobre conceitos pedagógicos, competências e ideias para planos de aulas adaptados à BNCC e dicas importantes para gestoras(es) escolares e dirigentes municipais.

Confira alguns destaques:

• Sistema de gestão escolar municipal: conheça o i-Educar
• Frequência on-line: quais são as vantagens?
• Uso do software i-Educar gerou economia de R$ 2,4 milhões

 

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