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Como otimizar as atividades na gestão da escola?

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Otimizar as atividades da escola é um requisito para a boa gestão. Especialmente em escolas públicas que produzem um volume imenso de arquivos, desde documentações referentes à vida escolar dos alunos, dados funcionais e de RH, atas de reuniões de colegiado, de professores, documentos relacionados a leis e regulamentos do Ministério da Educação, entre diversos outros trâmites institucionais.

Por isso, é preciso elaborar estratégias e utilizar os recursos certos para que se possa otimizar efetivamente a administração de uma escola da rede pública.

Conheça os benefícios da gestão eficiente de documentos no âmbito da administração escolar

A eficiência na gestão de arquivos agiliza processos internos da escola, protege a integridade da documentação e facilita a tomada de decisões, otimizando o tempo e o fluxo de trabalho da Secretaria e do RH.

Adotando procedimentos-padrão no manuseio do arquivo escolar, consequentemente cria-se um ambiente organizado em que tanto o atendimento ao público quanto os processos internos fluem com maior eficiência.

Os principais procedimentos de gestão de documentos a serem adotados são:

  • toda escola deve ter seu manual para o sistema de organização de arquivos adotado e, por conseguinte, deve educar os funcionários da administração para manusear os arquivos conforme as premissas estabelecidas nesse documento;
  • deve-se primar pela setorização dos arquivos. Dessa maneira, cada funcionário, fornecedor (orçamentos e notas), inspetor escolar, projeto institucional devem ser discriminadas sob critérios organizacionais objetivos;
  • a criação de subpastas dentro de cada categoria otimiza essa lógica organizacional;
  • uma organização segundo critério de tempo deve ser priorizada, além das datas de criação de documentos, é razoável que se tenham registradas as alterações feitas nesses arquivos.

Como a documentação das escolas abarca tanto arquivos no papel quanto documentos e formulários digitais, a administração poderá lançar mão de recursos tecnológicos para otimizar a gestão desses documentos em ambos os formatos.

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Saiba como um software de gestão escolar pode otimizar as atividades da escola

Mediante essa enorme demanda por uma gestão escolar otimizada, a tecnologia deve ser o principal aliado nesse processo. Dessa forma, a escolha de um bom software de gestão faz-se primordial à eficiência e à dinamização do trabalho administrativo no âmbito escolar.

Atendendo a essa demanda, as ferramentas digitais facilitam processos de auditoria e aumentam a produtividade, otimizando a rotina e trabalho e potencializando a proteção aos arquivos. Mas de que maneira isso se realiza?

Um software eficiente de gestão escolar possibilita maior grau de automatização na geração de relatórios e emissão de documentos. Relatórios de desempenho e frequência dos alunos, diário dos professores, boletins e diversos outros documentos passam a ser emitidos pela secretaria de forma mais fluída. O que contribui para a imagem da escola e de sua administração frente aos alunos, pais e Secretaria de Educação.

Outra grande vantagem é a possibilidade real de se criar um sistema único para a gestão escolar, evitando a fragmentação e a dispersão de informações, as quais passam a ser facilmente localizáveis sempre que necessário.

Escolas da rede pública também têm seu aspecto empresarial, operações financeiras precisam ser registradas e administradas o tempo todo. Transparência e eficiência no manejo dos recursos é essencial para o sucesso da gestão.

Para isso, um bom software de gestão possibilita maior controle de gastos e emissão de comprovantes, o que facilita muito o processo administrativo da escola.

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