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Gestão de documentos na escola: como otimizar o processo?
A gestão de documentos na escola é um processo fundamental para subsidiar todo o trabalho pedagógico. É na organização documental que são reunidos todos os registros do contexto escolar.
Por isso, a eficiência é imprescindível para o alcance de resultados satisfatórios, pois permite a manutenção dos arquivos, além de conservar, ordenar e facilitar a pesquisa quando há necessidade de acesso.
Para informar você melhor sobre o assunto, preparamos este post com algumas formas de realizar uma gestão eficiente de documentos no âmbito educacional. Confira!
Como fazer a gestão de documentos na escola?
A realização de uma gestão de documentos efetiva depende da adoção de estratégias de organização e recursos a serem utilizados para essa finalidade. Em relação ao espaço escolar, especificamente, a demanda documental é constante e com grande rotatividade. Sendo assim, todo esse processo deve ser feito com cuidado, almejando a emissão de documentos com mais rapidez.
Isso porque existem algumas características bem peculiares na escola, como: fluxo grande de alunos, elaboração permanente de atas de reunião, dossiês de estudantes e professores, documentação escolar, declarações, boletins etc.
Nessa perspectiva, podemos destacar algumas dicas que vão tornar esse processo mais fluido, como: uso de mobiliário específico, adoção de equipamentos organizadores, utilização de tecnologias, categorização de arquivos, criação de métodos de organização para arquivos e adoção de um sistema de gestão. Vamos conferir mais sobre elas abaixo.
Uso de mobiliário específico
A utilização da mobília adequada vai contribuir significativamente para a organização de toda documentação. Dessa forma, é necessário estar sempre em diálogo com a equipe que desenvolve essas atividades na escola, para ter ciência das necessidades que estão tendo em relação aos tipos de mobília, como gaveteiros, armários, prateleiras etc.
Além disso, o uso de mobiliário específico ajuda também na otimização do espaço da secretaria e direciona melhor o trabalho, pois possibilita saber exatamente onde procurar determinada documentação e consequentemente aumenta a produtividade e fluidez de todo o trabalho desenvolvido.
Adoção de equipamentos organizadores
Para complementar o uso de mobiliários específicos, a adoção de equipamentos organizadores também é relevante. Esses acessórios vão auxiliar bastante na organização da documentação. Entre eles, podemos destacar: pastas, caixas organizadoras de arquivos, bandejas e separadores de gavetas, portfólios, adesivos identificadores etc.
Com o auxílio desses recursos, a equipe responsável por esse setor pode manter uma melhor logística de todo o funcionamento de emissão e arquivamento dos documentos necessários.
Criação de métodos de organização para arquivos
Na criação de métodos para a organização de arquivos, a equipe responsável deverá analisar a necessidade daquele espaço, ou seja, categorizar toda documentação para que o acesso aos documentos seja realizado com mais facilidade. Dessa forma, o processo de triagem e identificação de documentos pode ser realizado diariamente, evitando o acúmulo daqueles mais antigos, que podem ser deslocados para o arquivamento.
Categorização de arquivos
Adotar uma categorização de arquivos vai facilitar o trabalho da equipe, conforme as necessidades de organização que ela precise. Dessa forma, os documentos podem ser organizados de acordo com o que se referem (declarações, boletins, atas de reunião, histórico dos alunos etc.) e reunidos por nome, data ou de outra maneira que a escola achar mais conveniente.
Manutenção da organização
A organização dos documentos em um processo de gestão deve ser contínua e diária, ou seja, tudo que for utilizado é necessário retornar para seu local de origem e o que for inutilizável deve ser descartado, como forma de não aglomerar itens desnecessários. Dessa forma, o trabalho será desenvolvido com mais fluidez em sua organização e melhorará o atendimento ao público e à comunidade escolar. Descuidar desse ponto gera desorganização e dificuldade na hora de encontrar algum documento.
Adoção de um sistema de gestão
O uso da tecnologia favorece a praticidade em todo local de trabalho. São consideradas características de um bom sistema de gestão: rapidez, flexibilização, facilidade no uso de suas funções e suporte que possa auxiliar prontamente todas as dúvidas que podem vir a surgir.
Tendo em vista o espaço escolar, um software de gestão de processos escolares voltado para a organização da documentação vai proporcionar mais produtividades à equipe, pois seu uso permite a otimização do tempo de atendimento e mais facilidade de acesso aos documentos.
Ademais, com um bom sistema, a gestão financeira é realizada de maneira mais precisa e é oportunizada a integração de todos os serviços que constituem esse contexto. Dessa forma, o trabalho anteriormente realizado de maneira mais trabalhosa é facilitado, o que permite mais rapidez e menos desgaste.
Quais documentos devem ser arquivados?
Em todo espaço de trabalho, existem documentações que são importantes permanentemente. No espaço escolar, não é diferente. Documentos que norteiam toda a organização da equipe pedagógica são fundamentais e devem ser arquivados, entre eles podemos destacar: as folhas de ponto, as atas de reunião e o projeto pedagógico. A seguir, confira mais sobre eles.
Folhas de ponto
As folhas de ponto possibilitam registrar a frequência de toda a equipe de funcionários que compõem o espaço escolar. Nelas, os professores, por exemplo, registram suas aulas e é contabilizada a carga horária de cada um. Essas folhas são elaboras pela secretaria mensalmente e devem ser sempre atualizadas.
Atas de reunião
Nas atas de reunião são registradas todas as deliberações feitas em equipe, com datas e propostas estabelecidas em cada momento. Normalmente são confeccionadas sempre que a gestão ou os demais funcionários sentem necessidade de se reunir para tratar de algum assunto importante e que precisa ser decidido de maneira democrática.
Leia também:
Projeto pedagógico
O projeto pedagógico reúne toda a proposta escolar para o desenvolvimento do ensino-aprendizagem. Lá estão as missões, os objetivos e as metas a serem alcançados a cada ano. Ele deve sempre ser atualizado conforme a realidade da escola.
Como podemos observar, o espaço escolar demanda uma série de documentos importantes, que precisam de organização constante e de estratégias que possam facilitar a gestão de documentos na escola. Esse é um processo de extrema importância, por isso, procure seguir nossas dicas e melhore a qualidade do seu trabalho!
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- 7 dicas para organizar a secretaria da escola
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