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Quais os benefícios de um software de gestão escolar?

Luzia é a diretora de uma escola. Seu maior desejo é promover a excelência educacional, mas, muitas vezes, ela se sente frustrada. Cuidar da apresentação e da conservação do espaço físico, da organização burocrática, liderar pessoas, administrar recursos financeiros, atender os pais e a comunidade faz com que ela tenha pouco tempo para promover a qualidade do ensino e a eficiência pedagógica. Porém, essa realidade está prestes a acabar: Luzia conheceu um novo software de gestão escolar.

Muitos gestores enfrentam a mesma realidade de Luzia e, talvez, estejam se fazendo as seguintes perguntas: como um software pode melhorar a qualidade de ensino? Quais vantagens ele pode trazer para os processos realizados? Como ele é capaz de priorizar as ações que são realmente essenciais à excelência?

Se essas também são as suas dúvidas, este post foi feito para você! Descubra o que é e como um software de gestão escolar facilita as tarefas do gestor e ajuda a promover a qualidade do ensino. Vamos lá!

O que é um software de gestão escolar?

Inicialmente, é importante destacar que existem diversos aspectos que são decisivos para que o processo educacional ocorra da melhor forma possível. Nesse sentido, a gestão escolar tem o objetivo de gerenciar, administrar e organizar, com eficiência, todas as áreas envolvidas na rotina escolar, a fim de garantir uma aprendizagem efetiva por parte dos alunos.

Então, para obter um gerenciamento eficiente e assegurar seu objetivo principal (a educação de qualidade), a instituição de ensino precisa implementar as melhores práticas em sua gestão. Entre elas, é possível ressaltar, principalmente, a utilização de um software de gestão escolar.

A automação beneficia toda a comunidade escolar, pois trata-se de uma solução que integra e controla todos os processos da escola — acadêmico, administrativo, financeiro, contábil, recursos humanos, retenção de alunos e comunicação, por exemplo. Contudo, é preciso ter muita cautela na hora de escolher esse tipo de software, já que essa ferramenta deve ser pensada e empregada de modo que atenda as reais demandas dos gestores, dos professores e dos alunos.

Quais são os benefícios de usar um software de gestão escolar?

1. Reduz o tempo gasto em tarefas burocráticas

Como você bem sabe, é necessário realizar várias tarefas burocráticas na gestão escolar. Afinal, todo o histórico do aluno precisa ser devidamente armazenado para documentar sua trajetória educacional. Por esse motivo, é fundamental manter os dados sobre administração do pessoal e dos recursos para uma gestão transparente.

Mas esses processos consomem muito tempo! Para você ter uma ideia, os dados que são necessários para a elaboração de um documento, quando não estão reunidos em um sistema eficiente, precisam ser novamente digitados ou adaptados para criar outros relatórios que são exigidos. Assim, parte considerável do tempo do gestor e do pessoal é desperdiçado nesse manejo de informações.

Por outro lado, um software de gestão escolar eficiente oferece a possibilidade de registrar os dados uma única vez! Essa facilidade contribui para a filtragem e a organização das informações, de acordo com o documento que precisa ser elaborado — poupando esforços e multiplicando o tempo útil para a realização de outras atividades.

2. Facilita a comunicação com os pais

Seja por falta de tempo, seja por negligência, pode ser bem difícil trazer os responsáveis à escola! É por isso que alguns pais passam o ano todo desinformados quanto à situação acadêmica dos seus filhos.

Entretanto, os softwares de gestão escolar facilitam essa comunicação, pois, independentemente da presença física, os familiares têm acesso às informações on-line, permitindo uma intervenção rápida e causando embaraço, caso queiram alegar falta de conhecimento da situação do aluno.

Além disso, em caso de atendimento presencial, tanto o gestor como a sua equipe podem acessar rapidamente o histórico do aluno, o que possibilita uma intervenção personalizada e um aconselhamento apropriado para a família.

3. Diminui a evasão escolar

A evasão escolar é uma triste realidade em muitas instituições de ensino no Brasil. Apesar de sua ocorrência se dar por diversos motivos, atualmente, ela está bastante relacionada à falta de investimento em tecnologias — o que, geralmente, torna o ensino desinteressante. Por esse motivo, é fundamental acompanhar as inovações para manter os estudantes do século XXI bastante interessados e, o mais importante, dentro da sala de aula!

Nesse contexto, além de promover o estreitamento da relação entre pais, alunos e escola, o uso de um software de gestão permite armazenar dados, informações e indicadores relevantes que auxiliam no acompanhamento e na execução de um plano de ação para prevenir a evasão escolar.

4. Automatiza a informação de dados oficiais

Todos sabem da importância do Censo Escolar para a educação do país, pois é a partir desses dados que originam ações que buscam promover a melhoria do ensino. Porém, o levantamento dessas informações ocupa um tempo considerável da equipe escolar.

Mais uma vez, o software de gestão escolar pode simplificar essa tarefa! Em vez de elaborar um relatório novo a cada ano, esse tipo de sistema permite o aproveitamento das informações que já estão registradas.

Alguns softwares conseguem ir além: por estarem integrados ao EDUCACENSO/INEP, eles disponibilizam essas informações ao governo em tempo real, dispensando a necessidade de organizá-los e digitá-los anualmente.

5. Promove economia e sustentabilidade

Por conter todos os dados on-line e registrados em um mesmo ambiente, que pode ser acessado a partir de computadores e tablets conectados à rede, um software desses diminui a necessidade de imprimir relatórios e mantê-los em pastas — o que gera uma boa economia de papel e, sobretudo, contribui para a preservação do meio ambiente.

Como você está percebendo, a tecnologia e a sustentabilidade podem, sim, andar juntas! E, ao contrário do que possa parecer, não são necessários altos investimentos para a implementação de um software de gestão escolar — em longo prazo, inclusive, a economia será surpreendente!

6. Auxilia a gestão pedagógica

Um bom software de gestão escolar permite que a instituição de ensino crie e mantenha um planejamento educacional que seja efetivo.

Além disso, possibilita outras conveniências, como o registro de frequência e o diário on-line, a elaboração de planos de aula, a emissão de documentos pedagógicos, o mapeamento da sala e a distribuição dos professores, um sistema de avaliação configurável e a gestão de biblioteca, por exemplo.

7. Simplifica a análise de performance de alunos e professores

O fato de reduzir o tempo gasto em determinadas tarefas já seria o suficiente para contribuir com a excelência pedagógica, mas você sabia que os softwares de gestão escolar também conseguem auxiliar de outras maneiras?

Pois bem! Esses sistemas conseguem sintetizar os dados sobre o rendimento dos alunos em tempo real, o que significa a possibilidade de avaliar, também, o desempenho dos professores.

Assim, sabendo quais são os docentes que obtém os melhores resultados com as turmas, é possível criar um espaço para o debate e descobrir quais são as soluções pedagógicas que ele implementa e que está funcionando. A partir daí, fica bem mais fácil promover a adoção dessas práticas educacionais para que todos tenham uma aprendizagem mais significativa.

8. Aumenta o desempenho da equipe

A opção por um software de gestão escolar colabora para reduzir erros nos processos — ou seja, estabelece um grande avanço no desempenho da equipe da instituição de ensino.

Com a automatização do trabalho burocrático e com dados facilmente disponíveis, essa solução favorece, também, possíveis intervenções do gestor para assegurar um ensino de excelência.

Além do mais, os processos serão agilizados, pois, com apenas alguns cliques, os servidores conseguirão acessar mais rapidamente todas as informações, relatórios e documentos completos e necessários para o desempenho do trabalho.

9. Promove a interatividade além do ambiente escolar

Por colaborar para uma comunicação direta, o uso desse tipo de software de gestão oferece a chance de interagir e de ouvir a comunidade escolar — ou seja, dá a oportunidade de atuar de forma mais participativa, indo além do ambiente da escola.

Ainda, a instituição de ensino consegue definir indicadores com base nas avaliações, sugestões e críticas feitas pelas famílias e pelos alunos, a fim de estabelecer uma relação mais transparente e colaborar para a tomada de medidas mais pontuais sobre vários assuntos.

10. Garante mais acesso e controle ao gestor escolar

O gestor escolar, sendo o profissional que assume a posição de liderança na instituição de ensino, tem muitas atribuições — e é comum que sempre esteja pensando em muitas coisas ao mesmo tempo. Por tal motivo, pode ser difícil, para ele, se concentrar e encontrar soluções para tantos problemas de ambientes e contextos diferentes.

É por isso que, ao reunir todos os fatores que fazem parte do processo educacional em um único ambiente, o software de gestão escolar é uma alternativa que confere ao gestor a oportunidade de ter acesso e de assumir o controle integral de todos os setores.

Como o software de gestão escolar é usado na secretaria?

A secretaria é como se fosse o coração de uma escola — afinal, é nesse setor que são guardados os históricos de alunos, professores e demais servidores —, por isso é tão importante que haja muito controle e organização, a fim de ter as informações sempre disponíveis, certo?

Com isso em mente, o software de gestão escolar torna a rotina da secretaria mais fácil, ágil e segura, pois, além das funcionalidades básicas, essa solução oferece condições para deixar o dia a dia mais dinâmico e organizado.

Alimentação automática do histórico escolar dos estudantes, rematrícula individual ou de grupo de alunos, transferências, configuração de turmas, controle de prazos e arquivamento digital de documentos são apenas alguns dos serviços que são simplificados na secretaria que utiliza um software de gestão escolar.

Esses diferenciais permitem que a equipe do setor reduza o tempo de atendimento e seja mais produtiva — ou seja, é mais eficiência, agilidade e segurança para a escola, pois não há comprometimento da qualidade do trabalho.

Outro ponto positivo em empregar essa solução informatizada é com relação à gestão financeira, tendo em vista que o uso de um software de gestão escolar permite um melhor gerenciamento do orçamento. Embora lidar diretamente com esse tema não seja obrigação do gestor de uma escola pública, também é função dele colaborar para o bom uso do patrimônio.

Considerando que as instituições de ensino lidam com questões complexas — e que utilizar métodos ultrapassados está longe de ser a melhor opção —, aproveitar as vantagens que essa ferramenta tem para oferecer é fundamental para alcançar a excelência nos processos educacionais, uma vez que a escola passa a trabalhar com relatórios, informações e dados mais precisos, evitando-se os “achismos”.

Desse modo, as tomadas de decisão ocorrem de maneira mais acertada e a instituição de ensino garante maior eficiência operacional, fluidez e agilidade em todas as atividades e processos que compõem o seu dia a dia.

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