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Software para gestão escolar: quando o investimento vale a pena?

Na hora de contratar um software para gestão escolar, a pergunta é sempre a mesma: “Será que o investimento vale a pena?”. A verdade é que, gestores de todos os cantos do País, têm como prioridade a redução de custos. 

Mas, para além do financeiro, os responsáveis pela educação também querem melhorar a qualidade do ensino, combater a evasão e o abandono, promover, a todas as crianças e adolescentes, o acesso à escola, dentre outros desejos.

Pensar em todas essas questões, ao mesmo tempo, não é tarefa fácil. Para que a escolha seja acertada, é preciso estudar a solução por completo no momento de contratá-la.

Quanto mais tempo levar para investir em um software, mais a gestão perderá em melhorias para as escolas. São muitas horas e recursos despendidos, por exemplo, para a realização de processos manuais. Tempo e dinheiro que poderiam ser utilizados para fins mais importantes.

Diante disso, resolvemos trazer, nesse texto, o ganho que terá ao investir em um software para gestão escolar. E, aqui, não importa se o seu município é de grande ou pequeno porte. A lista de benefícios será igual para todos.

E então, pronto para descobrir o quanto lhe custará ficar sem um sistema de gestão escolar? Vamos lá:

Diminui gastos administrativos 

Por mais que o desembolso na contratação de um software livre, como o i-Educar, seja menor do que investir em um software proprietário, muitas secretarias não têm o mínimo de recurso, que seja, para gastar.

Por experiência própria, 90% dos nossos clientes, na hora de fechar o negócio, não tem recurso algum. Vamos falar a verdade, sempre falta dinheiro, não é?

Acontece que, depois de um alguns meses de uso do sistema, todos se deparam com a diminuição de custos como, folhas, tintas e impressora. A adoção do software elimina gastos que a escola tem e que acabam se tornando desnecessários com a adesão da solução.

Se fizer uma conta rápida, pode concluir que é o tipo de despesa que não onera no bolso. Mas, se somar ao longo de um ano, perceberá que o prejuízo pode ser grande.

Evita retrabalho da equipe

Alguns municípios falam que sempre trabalharam de forma manual, que funciona assim e que a equipe não se adaptaria à tecnologia.

Se pararmos para pensar que nem sempre existiram as redes sociais, aplicativos de troca de mensagens e a própria internet, e que, aos poucos, dos jovens aos idosos, todos se adaptaram, sabemos que será uma questão de tempo apenas.

Saiba que, o tempo investido em treinar a equipe e deixá-la confortável com o novo software será recompensado em poucos meses.

Os processos serão automatizados, a equipe será menos suscetível a erros, os dados estarão mais seguros e, além disso, acessíveis de qualquer lugar e de forma ágil.

Ao conversar com muitos de nossos clientes, não foram poucos que se queixaram de, em algum momento, terem perdido seus dados. Seja por problemas no Excel, invasão do servidor, incêndios, ou porquê, simplesmente, o antigo gestor deixou o cargo e apagou os dados do servidor da prefeitura.

No caso dos softwares que fazem uso de computação na nuvem, os riscos citados não existem. Esse é um detalhe que, embora pequeno, é importante e evita o retrabalho de toda uma equipe, tendo que redigitar notas, frequências e outros dados.

Evita corte desnecessário de custos 

A ideia não é cortar custo de um lado para gastar de outro. A contratação de um software para gestão escolar deve, por si só, colaborar na redução de custos e, em consequência, pagar seu investimento.

Sabemos que, na administração pública, uma contratação desse tipo precisa constar no orçamento do ano. Caso contrário, não há recurso para investir.

Por isso, o software livre é interessante. Com ele, não é preciso pagar por licenças de uso. O gasto será, apenas, com a implantação, suporte e possíveis customizações. O que traz uma redução considerável em seu custo.

O bacana é que o município terá autonomia para trocar de fornecedor, sem precisar trocar de software.

Sobra dinheiro para investir nas prioridades

São tantos os investimentos necessários. Mas, poucos os recursos, não é verdade? O que é prioridade não tem como abrir mão, não tem jeito.

Muitas escolas não têm, nem mesmo, acesso à internet, quem dirá um software de gestão escolar.

Mas, nesse ponto, é preciso pensar estrategicamente. Com um sistema, é possível ter um cenário claro sobre os custos, como, o quanto de recurso é destinado para a alimentação ou para a impressão de diários. Com esses dados em mãos, você poderá decidir o que é ou não prioridade e o quanto investir em cada item.

Temos alguns exemplos reais de economia com o i-Educar. Em SC, um município de porte pequeno, chamado Caçador, economizou 250 mil reais ao adotar o sistema. No RN, em Monte Alegre, foram 2,4 milhões reduzidos com a implantação do software. 

Torna a gestão mais estratégica

Caso alguém lhe pergunte: “Quantos alunos estão em sala de aula agora?” ou “Qual o número de aprovações, reprovações e abandonos previsto para cada ano escolar?”. Você saberá responder de forma instantânea ou terá que pedir para o secretário de escola fazer o levantamento? O que pode demorar horas ou, até mesmo, dias.

O mundo ideal é ter acesso a essas informações em tempo real, concorda? Com a adoção de um software para gestão escolar isso é possível.

Além de conseguir, rapidamente, respostas para as indagações acima, terá acesso a outras informações. E é assim que a gestão se tornará estratégica e muito mais dinâmica.

Com o uso de indicadores, a qualidade de ensino que todos os diretores, pedagogos e professores sonham, estará ainda mais próxima.

Contribui com a melhoria dos índices educacionais

Mais que reduzir custos e ter acesso às informações de maneira ágil, o principal objetivo é que todas as crianças e adolescentes acessem, permaneçam e aprendam nas escolas.

A adoção de um software para gestão escolar, ao automatizar as rotinas, traz um alívio no tempo dos professores. Muitas vezes, eles não conseguem planejar as aulas como gostariam, justamente, por se ocuparem com as atividades extra-classe.

Da mesma forma, quando você consegue acompanhar, em tempo real, a frequência e o desempenho de cada aluno, é fácil prever se abandonará a escola e, com base nisso, tomar medidas antes que o problema ocorra.

Ao mesmo tempo, quando a lista de espera por vagas na Educação Infantil e seus critérios de priorização são informatizados, é possível ter um controle maior e ser ainda mais justo na liberação das vagas.

Aqui, trouxemos alguns exemplos. Mas, poderíamos pensar em muitos outros para que o município entenda que um software para gestão escolar não se trata de custo e sim de investimento.

 

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E então? Você ainda acha que a contratação de um software para gestão escolar é um custo desnecessário? Se ficou interessado, entre em contato para tirar suas dúvidas ou fazer um orçamento:
contato@portabilis.com. br ou (48) 3082-9085

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    Portabilis Tecnologia

    A startup de tecnologia que ajuda os governos municipais a superarem a falta de informação através de soluções inteligentes, para aumentar o impacto das políticas públicas de educação e assistência social, focando em transformações sociais e a garantia do acesso de todos os brasileiros aos seus direitos.