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A gestão do tempo reinventada: o que a ciência pode ensinar

Gerenciar é organizar e controlar as ações para alcançar objetivos. É importante ser eficaz na gestão, ou seja, fazer as coisas certas da melhor maneira possível. E isso também vale para o tempo. Afinal, essa é uma habilidade que pode ser desenvolvida.

Neste artigo, a Liliane Araujo Santos que é Product Designer Pleno aqui na Portábilis explica o que é gestão do tempo utilizando a visão analítico-comportamental e pontuando a sua importância para além do campo individual. Você também vai encontrar dicas e referências para lidar com as dificuldades e aprimorar essa habilidade no campo pessoal e profissional. 

Boa leitura! 

O que é gestão do tempo e qual sua importância?

Existe um grande interesse pelo tema da gestão do tempo, como evidenciado pelo alto volume de pesquisas no Google e publicações no Instagram utilizando a hashtag #gestãodotempo.

Isso também é reforçado pelas diversas matérias jornalísticas e dicas de aplicativos relacionados ao tema. Além disso, uma pesquisa recente revelou que a habilidade de gerenciar o tempo é a mais difícil de encontrar entre executivos com MBA.

Uma revisão sistemática sobre o tema mostra que a gestão do tempo tem sido estudada desde os anos 1950 (Basso, 2013), mas ainda não há consenso científico sobre o assunto. Isso significa que as intervenções para entender a gestão do tempo na pesquisa empírica ainda são incompletas.

A cientista comportamental Shimeny Yoshiy (2019) defende que a gestão do tempo não se resume apenas a priorizar atividades e contar o tempo gasto nelas, mas envolve lidar com a procrastinação, resolver problemas, tomar decisões conforme o contexto e principalmente se autoconhecer para identificar o que influencia a gestão do tempo e o que é importante para cada pessoa. 

Uma revisão de 32 estudos empíricos mostra que o conceito de gerenciamento de tempo não é definido de forma clara e que muitas pesquisas sobre o assunto foram baseadas em estudos transversais e usando instrumentos de autorrelato, alguns sem validade científica. Isso gera problemas tanto na teoria quanto na prática do gerenciamento de tempo. Não houve uma definição de forma clara o que é gerenciamento de tempo e nem a utilização de instrumentos confiáveis para estudar o assunto (Yoshiy, 2019, p. 69).

Escolhemos a pesquisa da professora da PUC e psicóloga organizacional Yoshiy, pois ela utiliza a teoria de B.F. Skinner para falar sobre como gerenciar o tempo, que é um assunto tratado de maneira incompleta em diversos contextos. Segundo essa teoria, as ações das pessoas são influenciadas pelo ambiente ao seu redor e podem ser mantidas ou alteradas dependendo das consequências dessas ações. Isso significa que é possível estudar o gerenciamento do tempo como um comportamento.

 

 “A tarefa certa é executada no momento certo, o trabalho progride de forma organizada e ritmo confortável, há muito tempo para lazer e, mais importante, o trabalho real corresponde aos planos e desejos da pessoa.”

Hall & Hursch, 2016, p.74

Dicas para gerenciar atividades ao longo do tempo 

Uma das maneiras de gerenciar é gerenciar o tempo, definindo as tarefas mais importantes e planejando como executá-las de maneira eficiente. Por exemplo, imagine que você tem muitas tarefas e reuniões na sua semana de trabalho. 

Para gerenciar as atividades de maneira eficaz, você pode priorizar as tarefas mais importantes e planejar sua semana de acordo com elas. Isso inclui definir horários para cada tarefa, deixando espaço para imprevistos e adaptando sua agenda se surgir alguma reunião surpresa.

Etapas para o gerenciamento do tempo.

A gestão do tempo também inclui organizar o seu ambiente de trabalho e evitar distrações. Por exemplo, você pode limpar a sua mesa, organizar os seus documentos e desligar as notificações do seu celular para se concentrar nas tarefas mais importantes.

Com a gestão do tempo, é possível fazer as coisas certas da melhor maneira possível e alcançar os objetivos pessoais e profissionais, mas exige um compromisso com a evolução de vários comportamentos. É uma habilidade que pode ser aprendida e aplicada na vida pessoal e profissional.

O que nos impede de fazer a gestão do tempo?

Há 4 fatores que expõem essas dificuldades:

1 – Procrastinação

Há uma fortíssima relação entre gerenciamento de tempo e procrastinação. A procrastinação diz respeito à dificuldade de se dedicar a tarefas prioritárias. Ocorre, por exemplo, quando adiamos o início ou término de uma tarefa.

Uma maneira de lidar com esse comportamento é por meio do autocontrole, que é a capacidade de monitorar o próprio comportamento. 

No vídeo abaixo o psicólogo Roberto Banaco concede uma entrevista sobre o tema para o programa Sem Censura da TV Brasil. Confira!

2 – Falta de conhecimento prático 

As pessoas têm dificuldades para entender a melhor maneira de atingir resultados. Às vezes sabem o que querem, mas não como fazer isso. 

Uma forma de lidar com essa questão é melhorar a sua habilidade de resolução de problemas ao gerenciar as atividades profissionais e pessoais. Resolver problemas implica em se comportar de um jeito que altera uma situação de modo eficaz.

Precisamos tentar e errar, estabelecer planos de ação, recompensar os resultados úteis e eliminar aqueles que não funcionam. No vídeo abaixo a psicóloga cognitivo-comportamental Gabriela Affonso apresenta 5 passos para utilizar uma técnica de resolução de problemas.

3 – Dificuldades para identificar objetivos e desperdiçadores de tempo

Os indivíduos não conseguem identificar suas metas de curto e longo prazo, quais são importantes e o que de fato está atrapalhando o seu desempenho. Se identificam, muitas vezes, não encontram a maneira mais eficiente de resolver esse problema, voltando para o segundo fator. 

Um modo de lidar com isso é treinando o autoconhecimento. O que é prazeroso e o que não é? Estou me deixando levar só pelo prazer imediato? Quais são os meus valores e o que essas atividades têm a ver com isso? O que está me impedindo de alcançar o que preciso (fatores pessoais, interpessoais/profissionais)?

Uma coisa que pode ajudar nos casos que você não consegue resolver por conta própria, é procurar ajuda profissional de psicólogos comportamentais ou cognitivos-comportamentais. 

4 – Dificuldade em tomar decisões

Os indivíduos sentem dificuldades em antecipar problemas e em priorizar as tarefas mais importantes. Também podem sentir dificuldades em se comportar de maneira assertiva, que é quando conseguimos dizer “não”, delegar tarefas/situações e defender os nossos direitos. 

Já parou para pensar quais comportamentos você costuma emitir ao tomar uma decisão? Seja delegar uma tarefa, pedir ajuda, dar um feedback, recusar um pedido? 

Assista o vídeo do canal Minutos Psíquicos sobre o tema para saber mais! 

Portanto, gerenciar o tempo significa ter controle sobre nossas atividades e prioridades. Isso envolve conhecer a nós mesmos(as) e identificar o que nos faz adiar o que precisamos fazer. É importante ter autocontrole para evitar a procrastinação e tomar decisões de acordo com o nosso contexto. É fundamental resolver problemas como o estresse no processo de gerenciamento, saber dizer não, delegar tarefas e cuidar da nossa saúde mental.

Lembre-se de avaliar essas situações e a influência delas no cotidiano. Não tem fórmula mágica, mas você pode utilizar uma bússola com apoio dessas dicas científicas! 

Quais obstáculos você enfrenta ao tentar gerenciar as atividades em função do tempo? Quais fatores pessoais, fisiológicos e culturais influenciam o seu gerenciamento de tempo? Conta pra gente nos comentários!

Comitê de Diversidade 

O material foi elaborado para uma atividade do Comitê de Diversidade da Portábilis, mas acreditamos que as ideias e dicas compartilhadas podem ser úteis para profissionais de diferentes áreas, inclusive de Educação e Assistência Social. 

 

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Conheça a Portábilis

A Portábilis existe para potencializar o impacto das políticas públicas e ajudar os municípios brasileiros a ter uma gestão mais eficiente da Educação e da Assistência Social, por meio de dados e tecnologia.

Com o i-Educar, profissionais da Educação conseguem gerenciar afastamentos, faltas e substituições de servidoras(es); importar e exportar dados do Censo Escolar em poucos cliques, acessar relatórios e indicadores rapidamente, lançar notas, calcular médias, registrar planos de ensino e muito mais!

Utilizando o Portabilis SAS, todos registros, atendimentos e encaminhamentos ficam documentados em um só lugar. Assim, gestoras(es) visualizam a aplicação das políticas públicas nos territórios com mais facilidade, utilizando os dados para elaborar planos de ação e as famílias são atendidas com mais agilidade.

Conheça as histórias de sucesso: 

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