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Sistema de gestão escolar municipal: conheça o i-Educar

A gestão de escolas é acompanhada por desafios diários. São múltiplas demandas que exigem atenção e dedicação simultânea às atividades que envolvem aspectos pedagógicos e administrativos.

Nas escolas públicas, os compromissos com princípios democráticos e participativos, a integração com a comunidade e a necessidade de diálogo constante e intersetorial com pastas e secretarias municipais, traz mais complexidade ao gerenciamento de processos e de recursos. 

E é nesse contexto que entram as tecnologias como aliadas para melhorar a organização escolar. Com o uso de softwares ou sistemas de gestão escolar municipal, como i-Educar, há funcionalidades que impactam diretamente na economia de recursos financeiros, na agilidade no atendimento e em inúmeros aspectos que compõem a rotina escolar.

Neste artigo explicamos quais são os principais benefícios e apresentamos exemplos de profissionais da educação que tiveram suas rotinas de trabalho potencializadas. Confira!

Software de gestão escolar open source 

Uma pergunta muito comum entre profissionais que buscam soluções para a gestão pública da educação é se existem sistemas de gestão escolar gratuitos.

A resposta para essa pergunta é sim, eles existem! O i-Educar, por exemplo, é um software livre e totalmente online e que está presente em vários municípios distribuídos por todas as regiões do Brasil, de acordo com os dados do site oficial.  

Os municípios interessados podem implementá-lo de forma independente e gratuita, via equipe de T.I. da prefeitura. No Portal do Software Públicos Brasileiro há informações sobre a instalação, fóruns, manuais e versões para download. Todo software livre tem o código aberto (open source), ou seja, há liberdade para uso, modificação e redistribuição, portanto, há empresas que oferecem a implementação. 

Tiago Giusti, CEO da Portabilis, explica no artigo Software livre, por que você deveria se importar que os softwares livres beneficiam o governo, a economia e a sociedade. “Para aqueles municípios que não possuem equipe própria ou capacitada para a adoção da solução é possível contratar empresas prestadoras de serviços e estimular a produção e consumo de software aberto”.   

A Portabilis é uma dessas empresas. No caso do i-Educar, é a mantenedora e administradora da Comunidade do sistema de gestão escolar e colabora ativamente para o desenvolvimento desse software. Além de oferecer implementação, treinamentos e suporte, investe recursos para melhorar o software, promovendo atualizações mais rápidas para o ambiente e soluções que podem ser adaptadas e configuradas de acordo com a realidade do município. 

Comunidade

O i-Educar, sendo um software de código aberto, influencia outras camadas a potencializar a Educação, como, por exemplo, o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID). Assim, promove adoções autônomas pelas prefeituras e incentiva a criação de arranjos produtivos locais para outros empreendedores, gerando também impacto econômico, por exemplo.

Nesses ambientes – grupo do Telegram e/ou Fórum da Comunidade -, os mais de 400 membros tiram dúvidas quanto à implantação e também podem auxiliar no aperfeiçoamento de funcionalidades. No levantamento de julho de 2022, constatou-se que há mais de 470 contribuições de voluntários no código, 60 instalações realizadas e mais de 30 casos de sucesso de adoção independente (sem vínculo com a Portabilis).

Como funciona um sistema de gestão escolar?

Cada software ou sistema de gestão escolar funciona de uma forma. Por isso, antes de instalar ou adquirir, é preciso entender quais recursos estão incluídos no produto e como dialogam com as necessidades da gestão escolar no município. 

Os exemplos apresentados abaixo são baseados nos recursos principais do i-Educar fornecido pela Portabilis: 

Diário de classe eletrônico

A adesão ao software otimiza as atividades de professoras(es), que ganham tempo com na execução de atividades burocráticas, já que lançam notas, registram ocorrências, acessam planos de ensino e dados dos anos anteriores.

O controle de presença das(os) estudantes também pode ser feito pelo aplicativo, instalado no celular e não depende de acesso à internet. Na prática, também permite:

👉 Calcular a média semestral das(os) alunas(os) automaticamente, pelo app;

👉 Emitir documentos com agilidade;

👉 Poupar recursos com materiais de impressão e papel, já que os registros são online; 

👉 Executar o planejamento de aulas, já alinhados à BNCC;

👉 Consultar o plano de ensino da rede e acessar conteúdos ministrados em sala de aula. 

A pesquisa qualitativa interna realizada em 2021 pela Portabilis indicou que a cidade de São José do Egito (PE) economizou 50 mil por ano ao adotar nosso diário de classe digital. 

Censo Escolar 

A submissão dos dados do Censo Escolar demanda bastante tempo dos gestores escolares. Com o i-Educar essa atividade é executada com muito mais facilidade e agilidade. 

A importação e exportação dos dados são automatizadas, porque o software possui um campo para validar se todas as informações obrigatórias estão preenchidas. As pesquisas realizadas com clientes da Portabilis indicaram uma otimização de mais de 80% do tempo na submissão dos dados para o INEP.  

👉 Em 2021, a Secretaria Municipal de Educação (SME) de Criciúma (SC) concluiu a migração dos dados do Censo um mês antes do prazo final. Leia o artigo completo e entenda como o i-Educar trouxe uma organização mais eficaz dos processos educacionais do município, inclusive da solicitação de matrículas online.

👉 A pesquisa qualitativa interna realizada em 2021 pela Portabilis indicou que o município de Rio Negrinho (SC) reduziu o tempo de entrega do Censo Escolar de 30 para apenas 5 dias, gerando uma eficiência de 84% para cada escola.

Gestão de servidores

Um dos recursos do i-Educar (Portabilis) é o gerenciamento de alocações, afastamentos, substituições, faltas e atrasos das(os) servidoras(es) da educação. 

Essa funcionalidade impacta nas atividades de gerenciamento de processos internos, sobretudo de recursos humanos. Com os dados disponíveis e acesso fácil às informações, o tempo de resposta para a resolução de situações problemáticas é mais rápido. 

Uma outra vantagem é a transparência na gestão escolar, fator decisivo para uma boa comunicação entre a escola e familiares das(os) estudantes e a população local. Na prática, permite:

👉 Analisar a quantidade de estudantes por professores(as) e de estudantes por auxiliares de serviços gerais. Com esses dados em mãos, a(o) Secretária(o) Municipal de Educação pode pleitear mais profissionais para determinadas funções ou redistribuir demandas;

👉 Promover melhorias no quadro de servidoras(es), a partir de diagnósticos sobre horas/aula e, se necessário, adequar carga horária de professoras(es);

Dica de leitura: acesse o artigo Uso do software i-Educar gerou economia de R$ 2,4 milhões e entenda como as distorções entre o número de profissionais x estudantes elevou a taxa de aproveitamento dos recursos e trouxe um ganho de economia na folha de pagamento em Monte Alegre (RN).

Indique o i-Educar

Agora que você já conhece os benefícios do i-Educar – sistema de gestão escolar municipal – que tal recomendá-lo para o seu município?

Assim, sobra mais tempo para planejar aulas criativas, focar na aprendizagem e perceber indícios de evasão escolar! Então, se você conhece Secretárias(os) Municipais da Educação ou gestoras(es) de escolas públicas, compartilhe essa informação e ajude a facilitar a gestão escolar por meio das tecnologias.

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