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7 dicas para organizar a secretaria da escola
Já sentiu que sua escola não funciona da melhor maneira possível? Falta tempo para atender aos pais ou, até mesmo, para resolver questões relacionadas a professores e práticas estudantis? Possivelmente isso se deve a uma secretaria não funcional.
Organizar a secretaria de uma escola deve ser o foco principal para se ter uma escola funcional, visto que é ela quem cuida de todos os documentos importantes, reuniões, horários dos funcionários, mídia e, até mesmo, de alguns assuntos diretamente relacionados aos alunos.
Ante tantas funções que uma secretaria desempenha, é necessário que ela funcione plenamente, e, para viabilizar isso, organização e investimento são essenciais. Veja, a seguir, as dicas que separamos sobre como organizar a secretaria da escola. Acompanhe!
Como organizar a secretaria da escola
Essa tarefa não é simples, mas extremamente importante. Por isso, separamos 7 dicas para fazer com que a secretaria de sua escola seja organizada e funcional. Confira!
1. Invista em uma boa estrutura física
Atualmente, grande parte dos documentos pode ser passada para o computador, porém não são todos eles. Sendo assim, é necessário que haja móveis suficientes para que os funcionários consigam manter a organização do local. Portanto, a estrutura física é de extrema importância, já que sem locais disponíveis, tanto para trabalhar de maneira organizada quanto para guardar os documentos que possam vir a ser necessários no futuro, é impossível manter uma secretaria funcional.
2. Adote a setorização do espaço
Diferentes funcionários exercem diferentes funções, mesmo que todos eles trabalhem na secretaria. Por isso é necessário manter cada espaço separado e organizado de acordo com a função que o funcionário exerce, para que assim não seja necessário que um colaborador levante da sua estação de trabalho toda hora que precisar de algo.
3. Atente-se para um bom atendimento ao público
A secretaria é um local de extrema importância para os estudantes e seus responsáveis, visto que muito do contato que os pais de um estudante têm com a escola é por meio do atendimento realizado nessa área.
Dessa forma, a pessoa designada para conversar, seja com futuros estudantes seja com os atuais ou seus responsáveis, deve ter experiência no atendimento ao público, levando em consideração que esse profissional poderá enfrentar situações delicadas em relação a queixas de alunos, inclusive feedbacks de estudantes em relação aos educadores. Logo, esse funcionário deve saber como se comportar em situações diversas.
4. Categorize os documentos por cores
Muitos podem ser os tipos de documentos presentes na secretaria, o que pode acabar gerando uma confusão entre os funcionários na hora de buscar um papel específico. Nesse sentido, para facilitar o trabalho de todos e contribuir para uma melhor organização da secretaria, a dica é que se ordene as categorias de documentos tanto por ordem alfabética ou data, quanto por cores.
Por exemplo, use marcadores azuis para os históricos, vermelhos para os boletins e amarelo para os relatórios. São ações simples que na hora de localizar alguma pasta ou algum contrato economizará tempo e evitará trabalho desnecessário.
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5. Mantenha a secretaria sempre limpa e harmônica
Para que os funcionários tenham um bom desempenho é necessário garantir que o local de trabalho seja adequado à sua atuação. Assim, garanta que a secretaria esteja sempre limpa e não tenha papéis jogados, copos descartáveis em cima das mesas ou qualquer lixo espalhado. Um lugar sempre limpo e harmônico possibilita maior produtividade.
6. Trabalhe para manter a organização
Uma vez organizada e funcional, os profissionais que atuam na secretaria podem relaxar quanto a isso e começar a tornar o ambiente caótico novamente. Dessa forma, após trabalhar para tornar essa área exemplar é necessário continuar acompanhando o trabalho desses profissionais, a fim de que continuem mantendo um ritmo funcional e não percam o foco.
Assim que a organização desejada é alcançada pela secretaria da escola, o ideal é garantir que essa área se mantenha funcional.
7. Invista em tecnologias para otimizar o desempenho da secretaria
Recursos tecnológicos sempre podem ser utilizados a nosso favor. Sendo assim, use e abuse de scanners e softwares. Sempre que possível, passe os documentos importantes para o computador, armazenando-os na própria máquina ou na nuvem. Outra dica importante: é possível organizar as matrículas dos estudantes por meio de softwares, o que facilita o trabalho e evita que haja erros na hora de cadastrar os alunos na rede.
É possível também utilizar um software de gestão escolar para facilitar todo o processo da secretaria. Porém essa ação é delicada e necessita de muita cautela ao se escolher esse tipo de software.
Como funciona um software de gestão escolar?
A gestão escolar tem como função organizar, gerenciar e administrar, com eficiência, tudo que tenha alguma relação com a rotina escolar. Sendo assim, a gestão tem o objetivo de manter tudo organizado e funcional para que o foco dos educadores esteja voltado para aquilo que mais importa, ou seja, garantir uma educação de qualidade para seus estudantes.
Ao utilizar um software de gestão escolar, toda a escola ganhará com isso, pois os profissionais terão muito menos trabalho para cuidar da parte administrativa, financeira, contábil, de recursos humanos e retenção de alunos.
Com ele, é possível reduzir a burocracia presente na escola e facilitar processos como cadastro de histórico escolar no sistema, comunicação por rede com os estudantes e responsáveis, compactação de dados dos estudantes, diminuição do número de documentos físicos, dentre outras funções. Em suma, utilizar um software de gestão escolar é o melhor meio para facilitar a organização da secretaria de uma escola, visto que a burocracia diminui drasticamente.
Outro ponto positivo se dá na segurança dos dados da escola, visto que nada será armazenado na própria máquina presente na secretaria, mas sim no software, garantindo que nenhum dado se perca. Como vimos, manter uma secretaria funcional não é tarefa fácil, mas com as dicas que separamos você certamente saberá como organizar a secretaria da escola.
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