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Tecnologia na gestão escolar: como adaptar sua equipe?

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A tecnologia na educação é um importante aliado em qualquer rede de ensino ou de administração pública para obter melhores resultados e índices pedagógicos, que torna mais fácil as pequenas e as grandes tarefas, além de trazer benefícios. O sistema de gestão escolar, por exemplo, automatiza todos os processos burocráticos de uma instituição de ensino, o que torna o dia a dia da escola mais prático. No entanto, é importante que todos os envolvidos estejam preparados para uma nova filosofia de trabalho.

Por isso, entender como treinar a equipe para usar um novo software é fundamental para ter sucesso na implantação. Bons sistemas de gestão são capazes de realizar diversas tarefas, como registrar dados e emitir documentos automaticamente. Essa é a melhor forma de garantir que a escola trabalhe de maneira eficiente e organizada.

Pensando nisso, preparamos este artigo com dicas de como treinar uma equipe para utilizar um novo software escolar. Boa leitura!

Por que é importante usar a tecnologia na gestão escolar?

A tecnologia na gestão escolar automatiza as funções e organiza melhor os processos operacionais. Ao contar com um software de gestão, o fluxo de atividades é aperfeiçoado. Isso reduz eventuais falhas, otimiza o tempo de operação e facilita o acesso e a análise de informações.

Com o sistema, os professores e demais colaboradores conseguem realizar tarefas de forma automática, o que aumenta notavelmente a produtividade das equipes. Com isso, cabe ao gestor decidir como a economia de tempo pode ser melhor utilizada em prol da educação. Além disso, o software registra todas as atividades e operações. A documentação dessas informações, por sua vez, facilita a geração de relatórios de controle e o acompanhamento das situações nas escolas, permitindo um atendimento mais rápido e de melhor qualidade para a comunidade escolar.

Quais são as maiores dificuldades e desafios de usar um software de gestão?

A implantação de um sistema envolve diversas mudanças no ambiente escolar, o que pode criar resistência nas pessoas envolvidas nos processos. Os novos procedimentos alteram a rotina diária e, por esse motivo, não é sempre que todos os profissionais estão prontos para usar um software novo.

As escolas, então, devem preparar seus funcionários de maneira adequada para que todos aceitem as mudanças de maneira positiva. Desse modo, eles trabalharão para que a implantação aconteça de forma eficiente, fazendo com que o sistema cumpra com a sua finalidade.

Como treinar equipe para um novo software de tecnologia na gestão escolar?

Essa questão preocupa muitos gestores e pode ser um gargalo durante a implementação de novos sistemas escolares. Afinal, como manter a equipe aberta à tecnologia na gestão escolar e prepará-la da melhor forma para usar as plataformas no dia a dia?

Faça reuniões com toda a equipe

O primeiro passo é reunir a equipe e apresentar as novas opções para a gestão escolar. Dependendo do tamanho da instituição, é interessante dividir os colaboradores em pequenos grupos durante o treinamento. Trabalhar com um menor número de pessoas deixa a capacitação mais produtiva e com boa capacidade de absorção. Assim, é mais fácil sanar as dúvidas e deixar todos mais confortáveis.

Durante a preparação (e dependendo do número de funcionalidades do software), evite apresentar muitos conteúdos de uma só vez. Procure esclarecer um conceito de cada vez para que todos possam compreender com clareza.

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Outra opção é dividir o treinamento em tópicos e apresentar um por dia. Por exemplo, fale primeiro como fazer o cadastro e matrícula dos alunos; depois, explique sobre o registro de notas e faltas e sobre a emissão de documentos, como boletins e históricos escolares; em seguida, mostre como enviar relatórios e dados para a Secretaria de Educação e assim por diante.

Destaque a importância e os benefícios da tecnologia na gestão escolar

É muito importante que os colaboradores entendam os benefícios do novo sistema — tanto para a escola quanto para facilitar a própria rotina. Por isso, deixe todas as vantagens explícitas, como:

  • aumento da produtividade da equipe;
  • geração de dados objetivos que facilitam a tomada de decisões;
  • melhor entendimento do aprendizado dos alunos;
  • melhor gestão do tempo e dos insumos;
  • maior agilidade no atendimento da comunidade escolar;
  • maior satisfação de pais e alunos;
  • economia de recursos.

Crie demonstrações de utilização

Fazer demonstrações práticas é uma das melhores formas de treinar equipe para um novo software. Vídeos, por exemplo, são um recurso dinâmico, atrativo e de fácil acesso. Eles facilitam o entendimento e aumentam o engajamento dos colaboradores. Para isso, a imagem precisa ter qualidade, a linguagem deve ser atrativa e o vídeo não deve ser muito longo ou complexo. Outra possibilidade é exibir a tela do computador por meio de um projetor e mostrar, na prática, cada funcionalidade do sistema. Permitindo que eles também acompanham as ações em seus computadores conforme vão assistindo.

Esteja atento às eventuais dúvidas

Um novo sistema requer adaptações e pode gerar muitas dúvidas. Se essas questões não forem sanadas com cuidado e atenção, a correta aplicação e a boa utilização do software podem ficar prejudicadas.

Portanto, o treinamento deve ser pensado para que todos entendam e também se envolvam com a solução. Para facilitar, os termos técnicos devem ser traduzidos e todos os detalhes importantes devem ser apresentados. Durante a explicação, permita que os colaboradores façam perguntas, exponham suas dúvidas e realizem ensaios em relação ao software.

Definir um responsável do sistema por escola também pode ser bastante interessante, uma pessoa que tenha maior capacidade técnica para sanar as dúvidas dos colegas. Isso acaba engajando a equipe, que passa a trabalhar de forma mais colaborativa.

Realize a implementação gradativamente

Outro ponto importante de se observar é o quanto o grupo está preparado para ter um sistema que abranja a maior parte dos aspectos educacionais — afinal, a implementação de um software de gestão gera uma mudança significativa na forma como as atividades são feitas na escola.

Em todo caso, é necessário fazer um trabalho de preparação da equipe e, durante e depois da implementação do sistema, realizar um trabalho de gestão da mudança. Implantar o sistema de forma gradativa é sempre uma boa escolha, pois isso atenua as dificuldades, diminui as resistências e evita erros e retrabalhos.

Acompanhe a equipe periodicamente

O progresso do aprendizado da equipe e a forma como o software de gestão está beneficiando a escola devem ser avaliados continuamente. Ao monitorar a evolução, é possível corrigir erros e propor soluções de melhorias. Além disso, o acompanhamento permite que a escola avalie o sucesso da implementação e solucione as dúvidas que surgirem com o uso do software. Lembre-se de que a completa compreensão do programa é fruto de um esforço permanente.

Mudar hábitos é um desafio para qualquer profissional. Por isso, ao treinar equipe para um novo software, é essencial mostrar como a tecnologia pode otimizar o trabalho e gerar resultados valiosos para todos os envolvidos com a instituição de ensino.

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Portabilis Tecnologia

A startup de tecnologia que ajuda os governos municipais a superarem a falta de informação através de soluções inteligentes, para aumentar o impacto das políticas públicas de educação e assistência social, focando em transformações sociais e a garantia do acesso de todos os brasileiros aos seus direitos.